Egal, ob ich mit meinen Kunden Kommunikationsstrategien entwickle, oder das Büro umgestalte: Die Frage, wo welche Meetings stattfinden ist elementar. Daher hier ein paar Basics als Leitfaden, natürlich nicht erschöpfend… 😉
Die wichtigste Frage:
Was möchte ich mit dem Meeting bezwecken?
Nur wenn ich mir über das Ziel des Meetings im klaren bin, kann ich das passende Format und den passenden Ort wählen.
1. Was ist das Ziel des Meetings? 🎯
- Dient das Meeting ausschließlich der Informationsweitergabe braucht ihr meist gar kein Meeting. Nutzt ein asynchrones Tool wie Slack, Teams oder die Mail, dann kann jeder flexibel lesen, wann es am besten passt.
- Geht es um ein emotionales Thema 🤍 (zB. ein Projekt, das mir am Herzen liegt, offenes Feedback,…)? Nutzt ein möglichst synchrones Format, am besten das live Treffen. Im Office wählt eine Atmosphäre, die zum Öffnen einlädt, also lieber etwas Gemütliches, als den nüchternen Konferenztisch.
- Geht es um Brainstorming? Hier kommt es aufs Team und die Fähigkeiten an: Bei einigen funktioniert es digital wunderbar (Vorbereitung und richtige Tools sind Key! 🚀), im Büro nutzt helle, große, inspirierende Räume mit Weitblick. Seid ihr nur zu zweit und braucht keinen Rechner: Geht spazieren. 🌳
- Sobald es stofflich wird, versucht es gar nicht erst digital, wollt ihr Farben, Materialien aussuchen? Drucke/ gebrandete Produkte anschauen? Ich habe hier viel versucht, nichts geht über das live Treffen! 😅
- Präsentationen funktionieren heute meist sowohl digital, als auch live. Bei digitalen Meetings ganz wichtig: Wer in einer Präsentation überzeugen und connecten will, braucht Blickkontakt! 👀 Und den muss dein Gegenüber spüren, daher: Schaut während einer Präsentation in die Kamera, nicht auf den Bildschirm (das bedarf ein wenig Übung, ein Post-It mit Pfeil auf die Kameralinse kann Wunder wirken 😉)
2. Frequenz des Meetings 📅
- Daily CheckIn Ein tägliches CheckIn bietet sich in der Regel auf asynchronen Plattformen an, Teams/ Slack o.ä.. Das ist Ressourcen sparender und gibt mehr Flexibilität. Und die Autonomie zu entscheiden, wann und wie detailliert ich die CheckIns lese, ist viel wert.
- Weeklys Sich 1x die Woche im Team zu “sehen” ist wichtig, daher sollte das Weekly digital oder hybrid stattfinden, nicht asynchron. Je nach hybride Strategie verbindet man es mit einem Teamtag im Büro, dann am CoffeePoint, Stehtisch oder einer Arena …. Wie gesagt, abhängig von der hybriden Strategie.
- Projekt-Meetings/ JourFixe Hier gilt es die Frage nach dem Ziel zu stellen und basierend darauf zu entscheiden..
3. Hybride Meetings 🖥️
Und wann wählt man nun das hybride Meeting?
👉 Wenn es sich nicht vermeiden lässt. 😂
👉 Wenn man schnell auf jemanden zugreifen möchte, der nicht vor Ort ist.
👉Wenn es um Informationsvermittlung, geht, oder darum, dass einzelne Personen primär zuhören sollen.
Und wann sollte ich hybride Meetings vermeiden?
❌ Wenn es um gleichberechtigte, aktive Beteiligung in einem Workshop oder einem Meeting geht, in dem gemeinsam ge- und erarbeitet wird.
❌ Wenn es um emotionale Themen geht (Mitarbeitergespräche, Präsentation von neuen Ideen,….)
Hybride Meetings funktionieren, wenn es nur ums “Mithören” geht, dann benötige ich oft aber gar kein Meeting, sondern kann es asynchron lösen.
Ansonsten gilt:
💰 Investiert in funktionierende Tools und in das Erlernen derer Nutzung:
👉 Bildschirme, die groß genug sind, um die Teilnehmer in Lebensgröße zu zeigen
👉 Click and Play Techniken
👉 Bildschirme an den Stellen, an denen ich sie brauche (zB durch Lösungen auf Rollen)
👉 Meetingräume, die durch die Ausstattung hybride Meetings erlauben (Bildschirme an der langen Wand, V-förmige Tische, Campfire-Setups oder ähnliches)
4. Hybrid oder alle digital, auch wenn ein paar Kollegen vor Ort sind?
Eine Zeit lang wurden Meetings, bei denen nicht alle vor Ort waren, grundsätzlich komplett digital durchgeführt, um eine gleichberechtigte Besprechung zu generieren.
Diese Entscheidung würde ich stark vom Ziel und Rahmen abhängig machen: Ist eine gleichberechtigte, aktive Beteiligung wichtig, ist es leichter, wenn alle digital dabei sind. Dann können auch entsprechend digitale Tools gemeinsam genutzt werden. Ansonsten empfehle ich aber lieber hybride Meetings durchzuführen (zB bei Weeklys, oder JourFixe-Terminen), da hier zumindest die anwesenden Kollegen von den Vorteilen des Zusammenseins (Körpersprache etc.) profitieren können, was man sich sonst teilweise nimmt.
5. Walking Meetings 🚶
Beim Laufen sind wir um 350% kreativer, als beim Sitzen. Gleichzeitig bauen wir im Wald Stresshormone ab. Wenn es also irgendwie möglich ist, verlegt ein Gespräch doch mal nach draußen und macht einen gemeinsamen Spaziergang.
Das ist natürlich nur möglich, wenn ich keinen Computer/ Bildschirm benötige und am besten auch nur zu zweit bin. Aber ganz ehrlich: Diese Situationen gibt es immer wieder. Selbst einige Telefonate bieten sich hierfür an, dann aber bitte mit Geräuschunterdrückung, damit dein Gesprächspartner nicht die fiesen Hintergrundgeräusche von Wind, Autos etc. ertragen muss.
💡 Das Wichtigste? fragt euch nach dem Ziel des Meetings und priorisiert, was am wichtigsten ist, an Hand dessen wird schnell deutlich, welche Form sich am besten eignet.
Und wie immer: Probieren geht über studieren, denn jedes Unternehmen ist anders.
